Rechtssichere Archivierung aller E-Mails
Revisionsfeste Backups des elektronischen Schriftverkehrs nach aktuellen Gesetzesvorgaben
- Zertifizierte Back-Up Lösung
- Nahtlose Integration in Exchange und Outlook
- Sicherung auf eigenen Festplatten und in Hochsicherheitsrechenzentren
- Beliebig skalierbare Lösung
Immer mehr Unternehmen wickeln einen großen Teil ihres kaufmännischen Schriftverkehrs über E-Mail ab und erhalten digitale Rechnungen. Für diese Fälle schreibt der Gesetzgeber vor, dass eine revisionsfeste Archivierung der Mails erfolgen muss. Ein Ausdruck der Mails - ob mit oder ohne Anhang - heilt diese Vorgabe nicht. Im einfachsten Fall drohen hier die nachträgliche Aberkennung des Vorsteuerabzugs und die Nichtanerkennung von erbrachten Leistungen.
Um der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren störungsfrei und mit minimalem Aufwand zu genügen, ist der Einsatz mehrerer aufeinander abgestimmter Komponenten erforderlich: zum einen muss eine entsprechende zertifizierte Softwarelösung eingesetzt werden, zum anderen ist die technische Archivierung auf Festplatten und Servern zu lösen.
Dabei kommt eine sehr sichere Hybrid-Lösung zum Einsatz: die Daten werden unverzüglich auf den Festplatten des NAS (Network Attached Storage = an das Netzwerk angeschlossener Festplattenspeicher) im Unternehmen gesichert und täglich auf verschlüsselte Online-Server übertragen.
Die nachfolgende Kalkulation ist großzügig dimensioniert, berücksichtigt aber keine Dynamik. Im Laufe der Jahre können die kalkulierten Kapazitäten für Festplatten und Online-Speicher überschritten werden. In diesem Fall kommen in geeigneten Stufen höhere Kapazitäten zum Einsatz. Die in diesen Bereichen anfallenden Preise werden dann anteilig hochgerechnet.
Leistungen
Beschaffung und Installation der Software „MailStore Server“
Beschaffung und Konfiguration NAS mit 2 x 2 TB Festplatten
Bereitstellung von Online-Speicher (1 TB)
Konfiguration des gesamten Pakets
Betreuung, Überwachung, Upgrades
Fixkosten
Software MailStore (typisch für 10 User) 340,- €*
NAS inkl. Festplatten 600,- €
Installation und Konfiguration (Basis) 300,- €
Installation und Konfiguration (pro Benutzer) 20,- €
Laufende Kosten pro Jahr
Softwareupdates „MailStore“pro Benutzer 10,- €*
Bereitstellung Online-Speicher (1 TB) 120,- €
Updates, Wartung, Überwachung, Verify 600,- €
Updatepauschale Festplatten
(turnusmäßiger Austausch nach 2 Jahren) 120,- €Updatepauschale NAS
(turnusmäßiger Austausch nach 5 Jahren) 100,- €
* Direkte 1:1 Weitergabe der Kosten des Herstellers
Alle Preise verstehen sich als unverbindliche Preisinformation und stellen kein verbindliches Angebot dar. Dieses erhalten Sie nach genauer Klärung des tatsächlichen Bedarfs und der vorliegenden Rahmenbedingungen.
